Definem-se como parte do passivo certo, líquido e exigível, considerando os saldos credores das contas de Terceiros (Fornecedores e outros), mas excluindo os montantes identificados como “não divida”, isto é, situações em que a responsabilidade ainda se encontra condicionada pela ocorrência de um acontecimento futuro, como por exemplo:

- verbas consignadas a determinadas entidades, mas que só serão devidas quando ocorrer a aprovação dos projetos que aquelas verbas se destinam a financiarem;

- verbas na posse temporária da entidade (exemplo: cauções).

Também o pagamento a determinado fornecedor, suspenso por falta imputável ao credor (por exemplo, por falta de apresentação de certidão comprovativa de situação tributária ou contributiva regularizada ou por falta de autorização para a sua consulta) é enquadrável como conta a pagar (nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei 127/2012, de 21 de Junho).